ทำไมเราต้องลดและควบคุมต้นทุนการผลิต ?

ทำไมเราต้องลดและควบคุมต้นทุนการผลิต ?
SMEs ในยุคปัจจุบัน ต้องเผชิญกับข้อจำกัดหลายอย่างอันเป็นอุปสรรคปัญหาต่อการดำเนินธุรกิจ และเป็นเหตุให้ต้นทุนการผลิตสูงขึ้น จากหลายๆ ปัจจัย คือ
1. ต้นทุนค่าแรงงานมีแนวโน้มสูงขึ้น
2. ต้นทุนค่าวัตถุดิบแพงขึ้นจากการลดค่าเงินบาทกรณีที่ต้องนำวัตถุดิบจากต่างประเทศ
3. ต้นทุนค่าโสหุ้ยโรงงานสูงขึ้น เช่น ค่าน้ำมัน ค่าน้ำ ค่าไฟที่จะปรับตัวขึ้นทุกวัน
4. คู่แข่งขันมีมากขึ้นและทวีความรุนแรงเพิ่มขึ้น
5. ต้องการลดต้นทุนการผลิตต่อหน่วยสินค้าที่ผลิต
6. ต้องการผลกำไรมากขึ้น
ดังนั้น ผู้ประกอบการ SMEs จำเป็นต้องปรับตัว ปรับวิธีการทำธุรกิจ เพื่อลดต้นทุนการผลิตให้ต่ำลง โดยมีเป้าหมายในการเพิ่มผลผลิตเพื่อความอยู่รอด
ทั้งนี้ ในการลดต้นทุนการผลิต ผู้ประกอบการมีความจำเป็นต้องปรับปรุงโครงสร้างในการประกอบธุรกิจต่างๆ ทุกโรงงานต้องการลดต้นทุน ทุกโรงงานต้องการผลิตแล้วขายได้ดี แต่ในระบบการค้าเสรีไม่ผูกขาด ผู้ลงทุนอาจจะมีมากขึ้น คู่แข่งเพิ่มขึ้น ซึ่งเขาสามารถสร้างความแตกต่างในการผลิตสินค้า สินค้าขายดี มีผลกำไรมากขึ้น โรงงานก็อยู่ได้
ถึงตอนนี้ เรายังไม่สายที่จะเริ่มต้น หากมีปัญหาเรื่องต้นทุนการผลิตสูงจะแก้อย่างไร เพื่อจะลดต้นทุนให้ต่ำลง แต่คุณภาพเพิ่มขึ้น ซึ่งเป็นกุญแจสู่ความสำเร็จ
ปัจจัยในการลดและควบคุมต้นทุนการผลิต
ในการผลิตสินค้า ต้นทุนการผลิตจะสูงหรือต่ำนั้น ขึ้นอยู่กับปัจจัยต่างๆ หลายประการด้วยกัน เช่น
1. ผู้บริหารต้องมีนโยบาย และโครงการเพื่อลดต้นทุนการผลิตอย่างจริงจังและชัดเจน ไม่ว่าจะเป็นนโยบายด้านคุณภาพมาตรฐานระดับสากล เช่น ไอเอสโอ. การสนับสนุนศักยภาพของบุคลากร ฯลฯ หรือทุกเรื่องเพื่อการลดต้น ซึ่งต้องดำเนินการอย่างจริงจังและต่อเนื่อง
2. สร้างจิตสำนึกพนักงาน ให้มีจิตสำนึกที่ดีต่อโครงการลดต้นทุนการผลิต จึงจะได้รับความร่วมมือและประสบความสำเร็จได้
3. มีมาตรการเพิ่มประสิทธิภาพและคุณภาพของการบริหารจัดการ เนื่องจากหลายโรงงานที่ประสบปัญหาเพราะ โรงงานขาดประสิทธิภาพในการบริหารจัดการอย่างจริงจัง
ทุกปัจจัยที่กล่าวมามีความสำคัญเท่ากันหมด แต่ถ้าต้องการทำให้สำเร็จ จะต้องมุ่งเน้นคุณภาพการบริหาร ผู้บริหารต้องทำอย่างจริงจัง และต้องมีประสิทธิภาพของการลดต้นทุนอย่างต่อเนื่อง
ในการบริหารจัดการผลิตควรกำหนดเป้าหมาย ในเรื่องต่างๆ ดังนี้
1. ประสิทธิภาพการผลิต (output หารด้วย input) คือ ดัชนีชี้วัดใช้เพื่อการเปรียบเทียบ ตัวหนึ่งที่เป็นการชี้วัดว่าประสิทธิภาพการผลิตเป็นอย่างไรในเดือนที่ผ่านมา การเปรียบเทียบผลการดำเนินงานของตัวเราเองหรือเปรียบเทียบกับโรงงานที่มีลักษณะการดำเนินงานเดียวกันหลักการที่เรียกว่า Bench Marking
ทั้งนี้ การเพิ่มประสิทธิภาพการผลิตสามารถทำได้ 5 วิธี คือ
1. output เพิ่มขึ้น input เท่าเดิม
2. output เพิ่มขึ้น input ลดลง
3. output เพิ่มขึ้น input เพิ่มน้อยกว่า
4. output คงที่ inputน้อยลง
5. output ลดลง input ลดมากกว่า
2. 2.คุณภาพสินค้าและบริการ ซึ่งทุกองค์กรควรปลูกฝังให้พนักงานมี Quality Mind ถ้าโรงงานไหนควบคุมคุณภาพไม่ได้จะทำให้เกิดความเสียหายมาก ต้องปลูกฝังให้พนักงานทราบว่าเมื่อทำไปแล้วจะส่งผลกระทบต่อกระบวนการผลิตต่อไปอย่างไร
3. 3.การส่งมอบ ต้องส่งมอบตรงเวลาตามที่ลูกค้าต้องการโดยไม่มีปัญหา การวางแผนการผลิตและส่งมอบให้ลูกค้าต้องให้ความสำคัญเป็นพิเศษ มิเช่นนั้นจะทำให้เสียระบบการทำงธุรกิจ
4. 4.ต้นทุนการผลิต (Cost) ในสินค้าประเภทเดียวกันแต่ต้นทุนไม่เท่ากัน การลดต้นทุนมิใช่สิ่งที่จะทำให้คุณภาพของสินค้าลดลงเสมอไป1
5. 5.ความปลอดภัย (Safety Mind) เป็นเรื่องที่เกี่ยวกับพนักงานโดยตรง ซึ่งควรกระทำอย่างยิ่ง เพราะยิ่งเคร่งครัดมากเพียงใด พนักงานก็ปลอดภัยมากเท่านั้น และมีส่วนทำให้ต้นทุนการผลิตลดน้อยลง รวมทั้งสร้างคุณภาพชีวิตให้พนักงานได้
6. 6.ขวัญและกำลังใจ ยิ่งมีความปลอดภัยสูงขวัญและกำลังใจของพนักงานก็ยิ่งสูง และวิธีที่ดีที่สุด คือ การเพิ่มค่าจ้างและเพิ่มสวัสดิการให้กับพนักงาน
7. 7.สิ่งแวดล้อมที่ดีในโรงงาน ถือเป็นสร้างคุณภาพชีวิตที่ดีให้กับพนักงาน ปัจจุบันในโรงงานที่เกี่ยวกับมาตรฐานและจัดการกับสิ่งแวดล้อมได้ดี ถือเป็นความรับผิดชอบต่อสังคมด้วย
8. 8.จรรยาบรรณ (Ethics) เช่น โรงงานผลิตยางรถยนต์เมื่อมีปัญหาเกี่ยวกับคุณภาพของยางชนิดนั้นผู้ผลิตต้องยอมรับและปรับเปลี่ยนกระบวนการผลิตเพื่อให้มีความปลอดภัยมากขึ้น
หากโรงงานอุตสาหกรรมสามารถปลูกฝังทุกข้อที่กล่าวมาให้กับพนักงานได้สำเร็จ ปัญหาในกระบวนการผลิตจะไม่เกิดขึ้นโดยเด็ดขาด และสิ่งที่สำคัญที่สุด การผลิตมีประสิทธิภาพสูงขึ้น
การวิเคราะห์ข้อบกพร่องในองค์กร
การวิเคราะห์หาข้อบกพร่องภายในองค์กร สามารถพิจารณาได้จากปัจจัยการผลิต หรือ Input ทั้ง 4 ประการด้วยว่ามีจุดอ่อนจุดแข็งอย่างไร และต้องวิเคราะห์จุดอ่อนจุดแข็งของ Output ด้วยว่าสินค้าและบริการของเราที่ออกมาลูกค้ายอมรับหรือไม่ การบริการหลังการขายเป็นอย่างไร เมื่อเกิดปัญหาต้องนำปัญหานั้นมาวิเคราะห์และหาแนวทางแก้ไขต่อไป และที่สำคัญควรพิจารณาดูการบริหารจัดการว่าดีหรือยัง เช่น การประสานงานในการทำงานของฝ่ายการตลาดและฝ่ายผลิต ต้องมีการประสานงานที่ดีและมีประสิทธิภาพ
การวิเคราะห์โอกาสทางธุรกิจ เป็นการวิเคราะห์สภาพแวดล้อมภายนอก เช่น การวิเคราะห์คู่แข่งขัน ต้องมีการเปรียบเทียบกับคู่แข่งที่อยู่ในธุรกิจเดียวกันที่เรียกว่า Bench Marking เพื่อทำให้ทราบตลาดการแข่งขันทั้งในประเทศและต่างประเทศ การวิเคราะห์ลูกค้าว่าทำไมไม่สั่งซื้อของจากเรา ทำไมไปสั่งซื้อจากต่างประเทศ เป็นต้น เมื่อวิเคราะห์แล้วก็นำมาเปรียบเทียบกับคู่แข่ง (Banch Marking) โดยใช้หลักการคือ
1. รู้เขา รู้เรา
2. ไม่รู้เขา รู้เรา
3. รู้เขา ไม่รู้เรา
4. ไม่รู้เขา ไม่รู้เขา
ความสูญเปล่าในโรงงาน 8 ประการในโรงงานอุตสาหกรรม มักจะมีการสูญเปล่าด้วยสาเหตุต่างๆ ดังนี้
1. ความสูญเปล่าจากการผลิตของเสีย (Defects) ให้พิจารณาว่ามีจำนวนมากหรือไม่ เมื่อเก็บสถิติแล้วเพิ่มขึ้นหรือไม่
2. ความสูญเปล่าจากการผลิตเกินความต้องการ (Over production) เกิดจากการเก็บสต๊อกมากเกินไป ซึ่งต้องพิจารณาความต้องการของลูกค้าเป็นหลัก
3. ความสูญเปล่าจากการรอคอย / ความล่าช้า (Waiting time / delay) เช่น เครื่องจักรเสีย ทำให้พนักงานว่างงาน
4. ความสูญเปล่าจากการเก็บวัสดุคงคลังมากเกินไป (Excessive Inventory) สั่งวัสดุปริมาณมากแต่มีการใช้น้อย ดั้งนั้นการสั่งซื้อต้องมีเหตุผลในการสั่งและประหยัด ต้องสั่งตามจำนวน
5. ความสูญเปล่าจากการขนย้ายที่ไม่จำเป็น (Unnecessary Transport) จึงควรมีวิธีการขนย้ายที่เหมาะสมและถูกวิธีหรือไม่ ต้องมีวิธีการที่ดีและจำเป็นต้องขนย้าย
6. ความสูญเปล่าจากกระบวนการผลิตที่ไร้ประสิทธิภาพ (Ineffective Process) โรงงานใหม่ที่ตั้งมาแล้ว มีการลงทุนสูงกว่า เขาสามารถพัฒนาขีดความสามารถทุกเรื่องให้ดีกว่าโรงงานเก่าๆ นักลงทุนใหม่จึงเกิดขึ้นมาเรื่อยๆพร้อมคู่แข่งของโรงงานเก่า
7. ความสูญเปล่าจากการเคลื่อนไหวที่ไม่จำเป็น (Unnecessary motion or action) ความเคลื่อนไหวต่างๆมีส่วนช่วยให้เกิดความเมื่อยล้า ผลผลิตต่ำ จึงเกิดเทคนิคใหม่เรียกว่า Work Study เช่น การออกแบบโต๊ะทำงาน การจัดวางของ ที่ให้ออกแบบสะดวกสบายต่อการทำงาน ซึ่งจะส่งผลให้เพิ่มผลผลิตได้
8. ความสูญเปล่าจากการผลิตและใช้พลังงาน (Energy Wastes)
หลักการลดและควบคุมต้นทุนการผลิตในการดำเนินการลดและควบคุมต้นทุนการผลิตนั้น มีหลักการดังนี้
1. จัดตั้งคณะทำงาน เพื่อทำหน้าที่รับผิดชอบ ต้องมีคณะกรรมการในการทำงานทุกอย่าง
2. รณรงค์เพื่อสร้างจิตสำนึกและให้การศึกษาอบรมแก่พนักงานทุกระดับ หลังการทำงานต้องปิดไฟ และต้องทำอย่างต่อเนื่อง
3. จัดทำโครงการ/แผนการลดและควบคุมต้นทุนการผลิต พร้อมทั้งกำหนดเป้าหมายและระยะเวลาดำเนินการอย่างชัดเจน เช่น แผนงานลดต้นทุนการใช้พลังงานและมีการกำหนดเป้าหมายด้วย ว่าจะลงจำนวนเท่าไร
4. มีกระบวนการควบคุมที่สมบูรณ์ เพื่อตรวจสอบและประเมินผลการดำเนินงานทุกขั้นตอน
วงจรการควบคุมPDCA(DemingCycle)ต้องมีการดำเนินการไปอย่างต่อเเนื่อง
D(Do)คือการปฏิบัติวัดผล
C(Check)คือการตรวจสอบ
A (Action) คือ การปรับปรุงแก้ไขและตั้งมาตรฐานในการทำงาน
วงจรการควบคุม PDCA (Deming Cycle) ต้องมีการดำเนินการไปอย่างต่อเนื่อง เมื่อเสร็จสิ้นแล้วต้องเริ่มทำใหม่ เพื่อให้เกิดการปรับปรุงและพัฒนาอย่างต่อเนื่อง โดยไม่หยุดนิ่ง
แนวคิดในการลดและควบคุมต้นทุนการผลิตสำหรับแนวคิดในการลดและควบคุมต้นทุนการผลิตนั้น จะต้องยึดหลักการคือ
1. ศึกษาวิเคราะห์และสำรวจสถานภาพปัจจุบันของต้นทุนการผลิต ต้นทุนหลัก ๆ คือ แรงงาน วัตถุดิบ โสหุ้ย เมื่อรู้ต้นทุนแล้วทำให้เราสามารถหาข้อบกพร่องแล้วหาวิธีลดต้นทุน
2. วิเคราะห์และชี้ชัดหาสาเหตุของต้นทุนสูญเปล่าที่เกิดขึ้นจากการผลิตสินค้านั้นๆ ไฟฟ้าใช้มากที่สุดในกระบวนการผลิตในส่วนไหนที่ใช้ไฟฟ้าแล้วสูญเปล่าเป็นจำนวนเท่าไหร่
3. เน้นการลดและควบคุมต้นทุนการผลิตในส่วนของค่าใช้จ่ายที่ไร้ประสิทธิภาพ มีความสูญเปล่าสูงๆ และดำเนินการให้บรรลุผลสำเร็จ
4. ประยุกต์ใช้เทคนิควิศวกรรมอุตสาหกรรม (IE Techniques)
เทคนิควิศวกรรมอุตสาหการในการลดและควบคุมต้นทุนการผลิต
เทคนิควิศวกรรมอุตสาหการในการลดและควบคุมต้นทุนการผลิต ประกอบด้วย
1. เทคนิควิศวกรรมคุณค่า (Value Engineering) V E ต้องดูความสัมพันธ์ของ 3 ตัวแปร คุณค่า หน้าที่การทำงาน ลดต้นทุน (V / F/ C)
2. เทคนิคการควบคุมคุณภาพ (Quality Control) ดำเนินการตามแนวคิดของ มูส มี 6 ขั้นตอน
3. ขั้นตอนการเลือกโครงการหรือเป้าหมาย
4. การรวบรวมข้อมูล
5. การวิเคราะห์หน้าที่การทำงาน
6. สร้างสรรค์ความคิดเพื่อปรับปรุง
7. ประเมินผลความคิด ประเมินถึงความเป็นไปได้
8. ขั้นตอนการพิสูจน์
หน่วยงานที่รับผิดชอบด้านคุณภาพ ประกอบด้วยทุกฝ่าย เช่น /ฝ่ายการตลาดหากลยุทธ์ในการครองตลาด / ฝ่ายออกแบบและพัฒนาผลิตภัณฑ์ออกแบบให้สอดคล้องกับความต้องการของตลาด / ฝ่ายจัดซื้อต้องจัดหาวัตถุดิบให้มีมาตรฐานของวัตถุดิบ / ฝ่ายผลิตแรงงานมีการพัฒนาอบรมอยู่หรือไม่ / ฝ่ายควบคุมคุณภาพต้องมีการตรวจสอบคุณภาพของสินค้าเป็นอย่างดีก่อนที่จะถึงมือลูกค้า / ฝ่ายจัดเก็บและส่งสินค้าเมื่อมีการจัดเก็บคุณภาพของสินค้ายังคงมีคุณภาพดีเช่นเดิม
9. เทคนิคการวางแผนและควบคุมการผลิต (Production Planning & Control)
10. เทคนิคการบริหารวัสดุคงคลัง (Inventory Management) มีการดำเนินการบริหารวัสดุคงคลัง การผลิตดีมีคุณภาพ การขายต้องดีด้วย ไม่ใช่เพียงแค่เน้นลูกค้าอย่างเดียว
11. เทคนิคการศึกษางาน (Work Study) หลักการที่จะทำงานอย่างมีประสิทธิภาพ Work Smart ไม่ต้องเสียกำลังมากด้วยวิธีการง่ายๆ การศึกษางานจะช่วยได้ โดยจะพิจารณาจากวิธีการทำงานของพนักงานแต่ละคน ว่าทำงานดีขึ้นโดยใช้เวลาน้อยลง แต่ผลงานมากขึ้น เทคนิคศึกษางานนี้ช่วยให้นำไปสู่ผลลัพธ์ที่ดี เกิดความสำเร็จขึ้นมา มีทัศนคติที่ดี แก้ไขได้
12. เทคนิคการบริหารงานบำรุงรักษา (Maintainance Management) โรงงานหลายแห่งมีปัญหาเครื่องจักรเสียบ่อย เรามีวิธีการบำรุงรักษาแบบไหน มีการวางแผนล่วงหน้าหรือไม่ มีวิธีการป้องกันหรือไม่ มีการซ่อมเปลี่ยนอะไหล่เครื่องจักรเป็นไปตามคู่มือหรือไม่ คู่มือสำคัญให้เป็นไปตามการซ่อมบำรุง คนที่รับผิดชอบต้องดูแล Fix Time Maintainance เป็นเรื่องสำคัญ Condition Base Maintainance สำคัญเช่นกัน ซึ่งจะไม่ทำให้แผนการผลิตเสียหาย
13. เทคนิคการประหยัดพลังงาน (Energy Saving) เป็นเทคนิคที่สำคัญยิ่ง ในการลดต้นทุน เช่น อาจจะมีการว่าจ้างที่ปรึกษาการประหยัดพลังงาน มาเขียนแผนและมีการดำเนินการอย่างเป็นระบบ บางครั้งอาจจะไม่ต้องลงทุน แต่ใช้จิตสำนึกแทน มีโครงการเพื่อการลดต้นทุนด้วยการประหยัดพลังงานของ SMEs ที่มีงบประมาณอุดหนุนอยู่ ซึ่งควรจะต้องให้ความสนใจเพราะการประหยัดพลังงานเป็นหัวใจหนึ่งที่จะช่วยลดต้นทุนได้เป็นอย่างดี